這些文本在您發(fā)送文檔的時候并不在其中。Word 怎么會找到并顯示這些內(nèi)容的呢？要使 Word 的表現(xiàn)如您所愿，應(yīng)該怎么做？

理解修訂功能
可能您已經(jīng)在 Word 中使用修訂或批注功能，卻沒有意識到。通常在 Word 跟蹤更改時，它會用刪除線格式顯示刪除內(nèi)容，而將插入內(nèi)容顯示為帶下劃線的文本。刪除內(nèi)容與插入內(nèi)容—?以及批注（或“注釋”）—?都可顯示在頁邊上的批注框中。

有各種方法可以隱藏修改或批注—?但使用修訂功能所作的修改會一直打開，而所有插入的批注也一直是文檔的一部分，直到它們被接受或拒絕（對于批注來說是刪除）為止。

注釋 關(guān)閉修訂功能并不會從文檔刪除修訂標記或批注。關(guān)閉修訂會使您能修改文檔而不存儲插入內(nèi)容與刪除內(nèi)容，以及將其顯示為帶刪除線、下劃線或批注框。

我該如何除去修訂？
要除去修訂和批注，您需要接受或拒絕更改，以及刪除批注。這里就是方法：

在“視圖”菜單上，指向“工具欄”，然后單擊“審閱”。
在“審閱”工具欄上，單擊“顯示”，然后確保下列每個項目旁邊都出現(xiàn)對勾：
批注

墨跡注釋（僅 Word 2003 有）

插入和刪除

正在格式化

審閱者（指向“審閱者”，然后確保選中了“所有審閱者”。）

如果有項目旁邊未出現(xiàn)對勾，則單擊該項目以選擇它。

在“審閱”工具欄上，單擊“后一處修訂或批注”從一處修訂或批注前進到下一處。
在“審閱”工具欄上，對每處修訂或批注單擊“接受修訂”或“拒絕修訂/刪除批注”。
重復(fù)步驟 3 和 4，直至接受或拒絕文檔中所有修改并刪除所有批注。
注釋 如果您知道要接受所有更改，則單擊“接受修訂”旁邊的箭頭，然后單擊“接受對文檔所做的所有修訂”。如果您知道要拒絕所有更改，則單擊“拒絕修訂/刪除批注”旁邊的箭頭，然后單擊“拒絕對文檔所做的所有修訂”。要除去所有批注，您必須刪除它們。單擊“拒絕修訂/刪除批注”旁邊的箭頭，然后單擊“刪除文檔中的所有批注”。

這些修訂和批注怎么會在那里的？
您可能以為已經(jīng)除去了批注或修訂，或者您可能從別人那里收到文檔卻沒有意識到它包含批注或修訂。Word 怎么會在您不知道的情況下存儲了這些項目呢？

您或發(fā)送文檔的人可能隱藏了修訂或批注。但是隱藏它們并不等于刪除它們，它們還留在文檔中。根據(jù)您的 Word 版本和所用的設(shè)置，修訂或批注可能在您或別人打開文檔時出現(xiàn)。

如果您不希望別人看到修訂或批注，請在與他人共享文檔前接受或拒絕修訂并刪除批注。無論您使用什么版本的 Word 都應(yīng)該這樣，因為任何打開文檔的人都可以很容易地顯示現(xiàn)有修訂或批注。

注釋 如果您使用 Word 2003，則不太可能無意地分發(fā)包含修訂標記和批注的文檔，因為 Word 2003 默認情況下是顯示修訂與批注的。

在哪里可以隱藏修訂與批注
有幾種方法可以隱藏修訂標記與批注，并可能導(dǎo)致您以為它們不在文檔中。

注釋 要顯示“審閱”工具欄，指向“視圖”菜單上的“工具欄”，然后單擊“審閱”。

“顯示以審閱”框 在“審閱”工具欄上，“顯示以審閱”框為審閱文檔提供了四個選項。如果您選擇“最終狀態(tài)”或“原始狀態(tài)”，修訂標記和批注會隱藏。要顯示修訂標記，請選擇“顯示標記的最終狀態(tài)”或“顯示標記的原始狀態(tài)”。

“顯示”菜單 您可以通過在“審閱”工具欄上的“顯示”菜單上關(guān)閉批注和修訂來隱藏它們。在“顯示”菜單上標有對勾的項目會顯示，沒有對勾的項目會隱藏。要顯示如“插入和刪除”之類的項目，請在“顯示”菜單上選擇它。

隱藏標記的選項 在 Word 2003 中，“打開或保存時標記可見”選項可能關(guān)閉了。要打開該選項，單擊“選項”（“工具”菜單），然后在“安全性”選項卡上，選擇“打開或保存時標記可見”復(fù)選框。

為什么 Word 2003 默認情況下會顯示修訂和批注
為了防止您在沒有意識到文檔中有修訂標記和批注的情況下分發(fā)包含它們的文檔，Word 2003 在默認情況下會顯示修訂標記和批注。Word 2003 實現(xiàn)了一個新選項“打開或保存時標記可見”，它在默認情況下是打開的。

我可以兩方面兼顧嗎？
如果您希望保留文檔中的修訂標記或批注，同時又希望共享文檔而不讓別人看見修訂和批注，最好的解決辦法就是保留文檔的獨立副本：一份用于分發(fā)，一份供自用。在文檔的公用版本中，按本文所述接受或拒絕所有修訂標記并刪除所有批注。在文檔的專用版本中，可以保留修訂與批注。