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            Prayer

            在一般中尋求卓越
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            Word2007一勞永逸地除去修訂

            Posted on 2008-10-09 19:18 Prayer 閱讀(158) 評論(0)  編輯 收藏 引用 所屬分類: 日常技巧

            您在同事發來的電子郵件中收到一篇Word文檔。您可以基于它來制作所需的文檔,于是您用新名稱保存了它并根據您的需要進行修改。您從來沒有注意到同事在原始文檔中留下了批注,因為在您的副本中看不到它們。

            現在您準備將文檔傳遞給客戶,但是您要發送給他們的是您的文檔版本,而不是原始文檔、同事的批注和您的更新的大雜燴。

            或者,您使用了 Microsoft Office Word 2007 中的修訂功能跟蹤您對自己的求職信所做的更改。現在您要將求職信發送給招聘方,招聘方看到的應該是您編輯的結果,而不是您進行編輯的思考過程。

            在上述任一情況下,當接到Word文檔的人抱怨您的文檔難于閱讀,到處都是刪除線、下劃線和側邊批注框時,您感到很震驚。例如,在您的求職信的一段中,有三個不同的地方帶有刪除線 - 而您這一次要強調的技能卻是用帶下劃線的文本顯示的。您可能得不到這份工作了。


             

            這些文本在您發送文檔的時候并不在其中。Word 怎么會找到并顯示這些內容呢?要使 Word 的表現如您所愿,應該怎么做?

            了解修訂功能

            您可能正在 Word 中使用修訂或批注功能,而自己卻沒有意識到這一點。通常,在 Word 跟蹤更改時,它會在邊距中的批注框中顯示刪除內容,而將插入內容顯示為帶下劃線的文本。刪除內容以及批注(或“注釋”)也可以顯示為內嵌。

            有多種方法可以隱藏修訂或批注 - 然而,在修訂功能打開時所做的所有修訂以及插入的所有批注,將一直是文檔的一部分,直到它們被接受或拒絕(對于批注來說是刪除)。

            注釋 隱藏修訂不會從文檔中刪除現有的修訂或批注。隱藏修訂使您能夠輕松查看文檔,而免受刪除線、下劃線和批注框的干擾。

            如何檢查文檔是否有修訂和批注?

            Office Word 2007 提供了一項稱為“文檔檢查器”的功能,該功能用于檢查文檔中是否有修訂、批注、隱藏文字和其他個人信息。要檢查文檔,請執行下列操作:

            1、打開要檢查是否有修訂和批注的文檔。

            2、單擊“Microsoft Office 按鈕”

             

            ,指向“準備”,然后單擊“檢查文檔”。

            3、在“文檔檢查器”對話框中,單擊“檢查”。

            4、審閱檢查結果。如果文檔檢查器找到了批注和修訂,將提示您單擊“批注、修訂、版本和注釋”旁的“全部刪除”。

            5、單擊“重新檢查”或“關閉”。

            如何除去修訂和批注?

            要除去修訂和批注,您需要接受或拒絕修訂,以及刪除批注。方法如下:

            1、在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中,單擊“顯示標記”旁邊的箭頭。

             

            2、確保下列每個復選框旁邊都顯示復選標記:

            ·批注

            ·墨跡注釋

            ·插入和刪除

            ·格式

            ·審閱者(指向“審閱者”,然后確保選中了“所有審閱者”。)

            如果某復選框旁邊未出現復選標記,請單擊該項以選中它。

            3、在“審閱”選項卡上的“修訂”組中,單擊“后一處”或“前一處”。


             

            4、請執行下列操作之一:

            ·在“修訂”組中,單擊“接受”。

            ·在“修訂”組中,單擊“拒絕”。

            ·在“批注”組中,單擊“刪除”。

            5、重復步驟 3 和 4,直到接受或拒絕了文檔中的所有修訂并刪除了所有批注。

            注釋

            ·如果您知道要接受所有修訂,則單擊“接受”,然后單擊“接受對文檔的所有修訂”。

            ·如果您知道要拒絕所有修訂,則單擊“拒絕”,然后單擊“拒絕對文檔的所有修訂”。

            ·若要除去所有批注,您必須刪除它們。在“批注”組中,單擊“刪除”旁邊的箭頭,然后單擊“刪除文檔中的所有批注”。

            這些修訂和批注怎么會在那里的?

            您可能以為已經除去了批注或修訂,或者您可能從其他人那里收到文檔卻沒有意識到它包含批注或修訂。Word 怎么會在您不知道的情況下存儲這些項目呢?

            您或發送文檔的人可能隱藏了修訂或批注,以使文檔更易于閱讀。然而,隱藏修訂并不會刪除它們。它們仍保留在文檔中,直到您對其進行處理。根據您的 Word 版本和所用的設置,修訂或批注可能在您或其他人打開文檔時重新出現。

            如果您不希望其他人看到修訂和批注,請在與其他人共享文檔前接受或拒絕修訂并刪除批注。

            如何查找隱藏的修訂和批注

            有幾種方法可以隱藏修訂和批注,這可能導致您以為文檔中沒有這些內容。例如:

            ·“顯示以供審閱”框 在“審閱”選項卡的“修訂”組中,“顯示以供審閱”框顯示您所處的查看模式。它還提供用于查看文檔的其他選項。如果您單擊“最終狀態”或“原始狀態”,修訂和批注會隱藏。若要顯示它們,請選擇“顯示標記的最終狀態”或“顯示標記的原始狀態”。


             

            ·顯示標記 在“審閱”選項卡的“修訂”組中,您可以使用“顯示標記”列表隱藏批注和修訂。在“顯示標記”下具有復選標記的項目會顯示;沒有復選標記的項目會隱藏。若要顯示某個項目,例如“插入和刪除”,請在“顯示標記”菜單上單擊它。

             

            為什么 Microsoft Office Word 默認顯示修訂和批注

            為了防止您不經意地分發包含修訂和批注的文檔,在默認情況下,Word 顯示修訂和批注。“顯示標記的最終狀態”是“顯示以供審閱”框中的默認選項。

            我可以兩方面兼顧嗎?

            如果您希望保留文檔中的修訂或批注,同時又希望共享文檔而不讓他人看到修訂和批注,最好的解決辦法就是保留文檔的不同副本:一份公用副本用于分發,一份專用副本用于自己使用。在文檔的公用版本中,按本文所述接受或拒絕所有修訂并刪除所有批注。在文檔的專用版本中,可以在原地保留修訂和批注。

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