寫論文時，參考文獻的引用是一件很麻煩的事，每個雜志要求的文獻格式是不一樣的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。根 據(jù)排列順序，主要分為兩種：一是按插入順序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章內(nèi)容如果要改動（包括移動、插入或刪除），對參考文獻 在最后的排序影響不大，編號也好改。但如果是按插入順序排序（國內(nèi)的絕大部分雜志和國外的許多雜志都是這樣的），則文章如有改動，參考文獻的增刪和重新排 序的工作就會變得很煩瑣，而且容易出錯。有的編輯對這方面的要求很嚴格，把參考文獻的格式作為筆者是否認真的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。所以，參考文獻是我們寫論 文時不容忽視的一個環(huán)節(jié)。

    有一個很出名的軟件Reference manager是專門用來管理參考文獻的，它功能很強大，能對文獻進行二次檢索、管理，與Word結(jié)合還可完成論文中參考文獻的插入，相信很多高手都用它 解決了參考文獻的插入問題。但這個軟件不是免費的（D版的不算），而且對于一些不是很高手的人來說，把RM的功能都開發(fā)出來也不是件容易的事。我對RM就 掌握得不是很好，但我發(fā)現(xiàn)其實只要簡單地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排序的論文中參考文獻的排序問題。

方法如下（以Word2000為例）：

1．光標(biāo)移到要插入?yún)⒖嘉墨I的地方，菜單中“插入”——“腳注和尾注”。

2．對話框中選擇“尾注”，編號方式選“自動編號”，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾”。

3．如“自動編號”后不是阿拉伯?dāng)?shù)字，選右下角的“選項”，在編號格式中選中阿拉伯?dāng)?shù)字。

4．確定后在該處就插入了一個上標(biāo)“1”，而光標(biāo)自動跳到文章最后，前面就是一個上標(biāo)“1”，這就是輸入第一個參考文獻的地方。

5．將文章最后的上標(biāo)“1”的格式改成正常（記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻以后就是移動的位置，這個序號也不會變），再在它后面輸入所插入的參考文獻（格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡化）。

6．對著參考文獻前面的“1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I的地方，可以繼續(xù)寫文章了。

7．在下一個要插入?yún)⒖嘉墨I的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現(xiàn)一個“2”（Word已經(jīng)自動為你排序了），繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻。

8．所有文獻都引用完后，你會發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻前面一條短橫線（頁面視圖里才能看到），如果參考文獻跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線無法選中，也無法刪除。這是尾注的標(biāo)志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。

9．切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。

10．在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。

11．再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。

12．切換回到頁面視圖，參考文獻插入已經(jīng)完成了。這時，無論文章如何改動，參考文獻都會自動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會自動消失，絕不出錯。

13．參考文獻越多，這種方法的優(yōu)勢就體現(xiàn)的越大。

 

存在一個小問題：

    如果同一個參考文獻兩處被引用，只能在前一個引用的地方插入尾注，不能同時都插入。這樣改動文章后，后插入的參考文獻的編號不會自動改動。
解決這個問題其實也不難

1,單擊要插入對注釋的引用的位置。

2,單擊“插入”菜單中的“交叉引用”命令。

3,在“引用類型”框中，單擊“腳注”或“尾注”。

4,在“引用哪一個腳注”或“引用哪一個尾注”框中，單擊要引用的注釋。

5,單擊“引用內(nèi)容”框中的“腳注編號”或“尾注編號”選項。

6,單擊“插入”按鈕，然后單擊“關(guān)閉”按鈕。

 

不過得注意：Word 插入的新編號實際上是對原引用標(biāo)記的交叉引用。如果添加、刪除或移動了注釋，Word 將在打印文檔或選定交叉引用編號后按 F9 鍵時更新交叉引用編號。如果不容易只選定交叉引用編號，請連同周圍的文字一起選定，然后按 F9 鍵。